1. Veri Sorumlusunun Kimliği
İşbu Aydınlatma Metni'nin amacı; HMS Otel Yönetim Sistemleri A.Ş. ("HMS Otel" / "Şirket") tarafından, gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetleri hakkında ilgili kişileri bilgilendirmektir.
2. İşlenen Kişisel Veri Kategorileri
HMS Otel olarak, aşağıdaki kişisel veri kategorilerini işlemekteyiz:
2.1. Kimlik Bilgileri
- Ad, soyad
- T.C. kimlik numarası
- Doğum tarihi
- Pasaport bilgileri (yabancı misafirler için)
2.2. İletişim Bilgileri
- Telefon numarası
- E-posta adresi
- Adres bilgileri
2.3. Müşteri İşlem Bilgileri
- Talep ve şikayet bilgileri
- Sözleşme bilgileri
- Fatura ve ödeme bilgileri
2.4. İşlem Güvenliği Bilgileri
- IP adresi
- Kullanıcı adı ve şifre bilgileri
- Sistem giriş çıkış logları
- Tarayıcı bilgileri ve çerez verileri
2.5. Pazarlama Bilgileri
- Alışkanlık ve beğenileri belirten bilgiler
- Kampanya çalışmasıyla elde edilen bilgiler
- Anket sonuçları
3. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları
Kişisel verileriniz, aşağıdaki amaçlarla işlenmektedir:
- Sözleşmesel ilişkiyi kurmak ve sürdürmek
- Hizmetlerimizi sunmak ve geliştirmek
- Müşteri memnuniyetini ölçmek ve artırmak
- Faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesini sağlamak
- Finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi
- İletişim faaliyetlerinin yürütülmesi
- Talep ve şikayetlerin takibi
- Yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi
- Bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi
- Pazarlama analiz çalışmalarının yürütülmesi (açık rıza dahilinde)
- Reklam/kampanya/promosyon süreçlerinin yürütülmesi (açık rıza dahilinde)
4. Kişisel Verilerin İşlenmesinin Hukuki Sebepleri
Kişisel verileriniz, KVKK'nın 5. ve 6. maddelerinde belirtilen aşağıdaki hukuki sebeplere dayanılarak işlenmektedir:
- Sözleşmenin kurulması veya ifası için gerekli olması
- Kanunlarca açıkça öngörülmesi
- Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi
- Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması
- Meşru menfaatlerimiz için zorunlu olması
- Açık rızanızın bulunması
5. Kişisel Verilerin Aktarılması
Kişisel verileriniz, KVKK'nın 8. ve 9. maddeleri ile uyumlu olarak aşağıdaki taraflara aktarılabilir:
- Yetkili kurumlar: Mahkemeler, savcılıklar, kolluk kuvvetleri, KVKK Kurulu
- İş ortakları: Faaliyetlerimizi sürdürebilmek için işbirliği yaptığımız iş ortakları
- Hizmet sağlayıcılar: Bulut hizmet sağlayıcıları, e-posta servisleri, ödeme kuruluşları
- Hukuk ve mali müşavirler: Hukuki ve mali yükümlülüklerin yerine getirilmesi için
- Devlet kurumları: KBS (Kimlik Bildirim Sistemi), GİB, SGK gibi yasal yükümlülük gereği
Kişisel verileriniz, yurt dışına yalnızca KVKK'nın 9. maddesindeki şartlara uygun şekilde ve açık rızanız alınarak aktarılır.
6. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi
Kişisel verileriniz, otomatik veya otomatik olmayan yöntemlerle aşağıdaki kanallar aracılığıyla toplanmaktadır:
- Web sitemiz üzerindeki formlar
- Mobil uygulamalarımız
- Telefon görüşmeleri
- E-posta yazışmaları
- Sözleşmeler ve resmi belgeler
- Çağrı merkezi kayıtları
- Çerezler ve benzer izleme teknolojileri
7. Kişisel Verilerin Saklanma Süresi
Kişisel verileriniz, ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amacının gerektirdiği süre boyunca saklanır. Bu süreler aşağıdaki gibidir:
- Müşteri ilişkisi süresi + 10 yıl (Türk Ticaret Kanunu)
- Vergi belgeleri için 5 yıl (Vergi Usul Kanunu)
- Sözleşme verileri için 10 yıl (Türk Borçlar Kanunu)
- Pazarlama verileri için açık rıza süresince
Saklama süresi sona eren kişisel veriler, ilk periyodik imha tarihinde silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
8. İlgili Kişinin Hakları
KVKK'nın 11. maddesi uyarınca, kişisel verileri işlenen herkes aşağıdaki haklara sahiptir:
- Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme
- Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
- Kişisel verilerinin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
- Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
- Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme
- KVKK'nın 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme
- Yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
- Otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme
- Kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep etme
9. Başvuru Yöntemi
Yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak için talebinizi aşağıdaki yöntemlerle iletebilirsiniz:
- Yazılı başvuru: Şirket adresimize ıslak imzalı dilekçe
- E-posta: [email protected] adresine kayıtlı e-posta adresinizden
- KEP: [email protected] adresine
- Noter: Noter aracılığıyla tebligat
Başvurunuzda, kimliğinizi tespit etmemizi sağlayacak bilgilerin yanı sıra, kullanmak istediğiniz hakkı açıkça belirtmeniz gerekmektedir. Talepleriniz, en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır.